Adjoint.e administratif.ve | Greffe et direction générale

Résumé du poste

Située au cœur des Laurentides, dans la MRC des Pays-d’en-Haut, la municipalité de Sainte-Anne-des-Lacs a à cœur d’offrir d’excellents services municipaux à ses quelques 4 000 citoyens. Elle peut compter sur une équipe d’employés compétents, motivés et dévoués à l’amélioration continue de la qualité de vie des Annelacoises et des Annelacois.

Pour étoffer son équipe, la municipalité de Sainte-Anne-des-Lacs est présentement à la recherche d’une personne motivée et engagée pour pourvoir le poste d’Adjoint.e administratif.ve Greffe et direction générale.

DESCRIPTION SOMMAIRE DU POSTE
Relevant de la directrice générale et greffière-trésorière, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’administration municipale. À titre d’adjoint(e) à la direction, vous accompagnez la direction générale dans ses responsabilités administratives et légales, notamment en matière de préparation, de suivi et de conformité des dossiers conformément au Code municipal et aux lois applicables. Vous soutenez également la mairie dans la coordination des activités politiques et administratives, en offrant un service professionnel, rigoureux et confidentiel.

Poste temporaire – remplacement de six mois

RESPONSABILITÉS

1. Soutien administratif à la direction générale, au greffe et à la mairie
• Rédiger, traiter et assurer le suivi de la correspondance courante (lettres, mémos, courriels, convocations, ententes, documents administratifs, etc.).
• Fournir un soutien administratif et clérical à la direction générale dans le cadre de réunions, comités et autres activités, notamment par la préparation des documents, la rédaction de comptes rendus et de procès-verbaux.
• Assurer le suivi des dossiers administratifs en veillant au respect des échéanciers, en effectuant les rappels nécessaires et en obtenant les renseignements requis dans les délais prescrits.
• Collaborer à la préparation et à la coordination des dossiers prioritaires de la direction générale, en assurant le suivi des activités et des échéances qui en découlent.
• Planifier, coordonner et gérer l'agenda de la direction générale et de la mairie, tout en organisant la logistique des réunions, séances du conseil, comités, caucus et autres rencontres, incluant l'émission des avis de convocation.
• Coordonner l'organisation matérielle des déplacements, évènements professionnels et activités protocolaires auxquels participent la direction générale et la mairie.
• Préparer, rédiger, réviser et corriger divers documents, communications et textes en français en veillant à leur qualité rédactionnelle et à une présentation professionnelle; effectuer, au besoin, la traduction sommaire de documents.
• Concevoir et mettre en forme des présentations PowerPoint.
• Collaborer avec l’archiviste afin d’assurer la gestion, le classement, l'archivage et l'intégrité des documents administratifs et légaux.
• Effectuer toute autre tâche connexe contribuant au bon fonctionnement de la direction générale, du greffe et de la mairie.

2. Soutien au greffe
• Participer à la rédaction, à la révision et à la mise à jour des règlements municipaux ainsi que des avis publics requis par la loi.
• Préparer la documentation nécessaire au bon déroulement des séances ordinaires et extraordinaires du conseil municipal, et assurer, en collaboration avec les parties concernées, la publication des documents, dans le respect des délais prescrits.
• Participer à rédiger les procès-verbaux des séances du conseil municipal et assurer, ou contribuer à, la mise en œuvre et au suivi des résolutions et des règlements adoptés.
• Participer à la publication des ordres du jour, des projets de règlements et des autres documents soumis au conseil municipal, ainsi qu'à leur mise à jour sur le site Internet, selon les besoins.
• Veiller à ce que les décisions, les résolutions et les règlements adoptés par le conseil municipal soient diffusés et accessibles sur le site Internet de la municipalité.
• Réviser et contribuer à la rédaction de divers documents à caractère juridique, notamment des protocoles d'entente, des ententes et des cahiers des charges.
• Traiter les demandes d'accès à l'information et veiller au respect des obligations légales et des délais applicables.
• Collaborer à la mise en œuvre et à la coordination du plan de classification ainsi que du calendrier de conservation des documents.
• Assister, au besoin, le service du greffe dans le suivi des dossiers à caractère juridique en collaboration avec les conseillers et les partenaires externes.

3. Gestion des données administratives
• Planifier les formations récurrentes ainsi que les nouvelles formations requises (échéances, renouvellements, nouvelles inscriptions) ainsi que demander des prix pour les équipements ou services, lorsque requis.

Cette description n’est pas limitative et contient les éléments principaux à accomplir. La personne peut être appelée à s’acquitter de toute autre tâche demandée par la direction générale.

Date d'affichage : 02 octobre 2026

Date limite pour postuler : 15 octobre 2026