Commis à l’accueil et à l’information

Résumé du poste

Le Bureau du registraire est au coeur de la gestion des études universitaires à l'UQAT. Il gère l'admission, la reconnaissance des acquis, la gestion du dossier étudiant, l'émission des relevés de notes et la diplomation. De plus, il est responsable de l'application des règlements des études aux 1er, 2e et 3e cycles, ainsi que de fournir l'information relative à la poursuite des études aux étudiants et aux responsables des unités d'enseignement et de recherche, aux modules et aux directeurs de programmes concernés. Le Bureau du registraire est également responsable des autorisations d'études hors établissement et de toutes les demandes de documents.

Votre rôle

Cette personne accueille, informe et dirige la clientèle et effectue diverses tâches administratives reliées au bon fonctionnement du Bureau du registraire.

Vos responsabilités

• Transmettre l’information appropriée au comptoir, au téléphone et par courrier électronique;
• Transférer et distribuer l’ensemble des relevés de notes officiels aux autres établissements universitaires. Recevoir les relevés de notes officiels en provenance de ces derniers et en assurer la distribution;
• Effectuer certaines recherches relatives au dossier de l’étudiant. Rédiger, composer, vérifier et s’assurer de l’authenticité de divers documents, tels que les demandes d’attestation, les relevés de notes et les diplômes, les officialiser et les acheminer;
• Recevoir les étudiants qui doivent fournir des pièces manquantes à leur dossier, vérifier l’authenticité des documents reçus, les officialiser et procéder à l’assermentation au besoin. Assurer la transmission des documents aux personnes concernées;
• Effectuer les changements d’adresse des étudiants sur le système informatique;
• Prendre connaissance de la correspondance et effectuer le tri en fonction des priorités;
• Préparer les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables;
• Répondre aux demandes relevant de sa compétence et effectuer le suivi de certains dossiers confiés par la personne supérieure immédiate;
• Effectuer le classement des dossiers relatifs à son secteur;
• Accueillir les visiteurs qui souhaitent rencontrer la personne responsable du Bureau du registraire, s’informer sur l’objet de l’entretien et préparer les documents nécessaires. Rediriger les demandes qui ne relèvent pas de sa compétence à la personne désignée;
• Organiser les rendez-vous à l’agenda de la personne responsable du Bureau du registraire et prendre les dispositions s’y rattachant;
• Effectuer de la mise en page et préparer des documents à l’aide d’outils informatiques;
• Voir à l’approvisionnement en fourniture relatif à son secteur;
• Assurer la conformité des transactions et maintenir un registre à jour.

Entrée en fonction: Mai 2026

Date d'affichage : 20 avril 2026

Date limite pour postuler : 05 mai 2026