Agent(e) à la direction et au greffe
- Temps plein
- Administration
Une région à découvrir
Résumé du poste
Sous la responsabilité de la direction générale, l’agent(e) à la direction et au greffe accompli diverses tâches administratives
et assiste à l’exécution du travail quotidien du greffe et de la direction générale.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
- Collaborer à la préparation des assemblées du conseil et en effectuer le suivi;
- Préparer les projets de procès-verbaux et mettre à jour le livre de procès-verbaux;
- Préparer les règlements et collaborer à leur mise à jour ainsi qu’à l’index des règlements;
- Préparer les projets d’avis publics et procéder à leur publication conformément au règlement de la Ville;
- Participer au traitement des demandes d’accès à l’information (prépare des accusés de réception, demande une copie des documents demandés aux directions concernées, effectue les recherches, le cas échéant) et tient à jour le registre des demandes d’accès en s’assurant du respect des délais et en effectuant des rappels aux différents intervenants;
- Publier diverses entrées et assurer la mise à jour documentaire sur le site Internet de la Ville pour la direction générale et les services administratifs;
- Collaborer à la validation des documents d’appels d’offres et en effectuer le suivi;
- Procéder à l’ouverture de dossiers, la numérisation et le classement pour archivage conformément au calendrier de conservation de la Ville;
- Rédiger divers documents administratifs et accomplir du travail général de bureau, tel que l’assemblage, expédition de documents, vérification, transcription, correction de texte, impression de documents, photocopie et numérisation;
- Préparer et maintenir à jour divers outils de travail (volumes, procédures, registres, échéanciers, etc.);
- Voir à l’inscription, la réservation de locaux et/ou équipements nécessaires et à la préparation des documents pertinents de diverses rencontres ou événements;
- Agir à titre de commissaire à l’assermentation en l’absence de la greffière et participer à diverses tâches reliées aux élections municipales;
- Remplacer à la réception (encaissement, factures, facturation au comptoir, etc.) et à la paie à l’occasion;
- Assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels;
- Voir à l’amélioration continue de ses tâches;
- Accomplir toute autre tâche ou tout autre mandat connexe.
Estrie
Haut-Saint-François
220, rue Principale Est
Cookshire-Eaton, J0B 1M0
Exigences et conditions
- DEC en Techniques juridiques, en bureautique, en documentation ou une combinaison d’un DEP dans une discipline
appropriée et de l’expérience jugée pertinente;
- Toute autre combinaison de formation et/ou expérience pourrait être considérée;
- Avoir une excellente maîtrise du français;
- Habiletés informatiques (maîtrise de la Suite Office 365 et Acrobat);
- Excellente capacité de planification et d’organisation du travail;
- Faire preuve d’initiative, de minutie, de discrétion, de polyvalence et d’autonomie;
- Esprit d’équipe et facilité à communiquer;
- Connaissance du milieu principal : un atout;
- Échelle salariale de niveau 3;
- Horaire de travail selon l’article 7.1.5 de la convention collective;
- L’entrée en fonction est prévue dès que possible;
- Selon l’article 6.2.7 de la convention collective, une période d’essai de 4 semaines est prévue.
Date d'affichage :
Date limite pour postuler : 03 avril 2026
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