Secrétaire - Loisirs et culture

Résumé du poste

Recevoir les courriels et appels téléphoniques, accueillir et diriger les visiteurs vers le personnel désigné, répondre aux demandes de renseignements courantes et prendre les messages
Ouvrir et distribuer le courrier postal et le courrier électronique ou autre document destiné au service ainsi qu’aux organismes et autres services internes ou externes, le cas échéant
Effectuer la rédaction, la révision et la mise en page de différents documents tels que la programmation des loisirs, différents contrats de citoyens et d’organismes, etc
Effectuer les inscriptions aux activités et faire le suivi auprès des participants et des professeurs
Procéder aux encaissements et balancer les caisses
Traiter des factures, émettre les commandes et en assurer le suivi administratif
Émettre des rapports d’inscription et de fréquentation aux activités, compiler, s’il y a lieu, des données, des statistiques ou autres renseignements et effectuer des recherches, s’ils s’avèrent nécessaires
Procéder aux réservations de salles et faire les contrats s’y rattachant, ainsi que la production d’un calendrier hebdomadaire des locations
Produire les calendriers événements du service
Procéder aux réservations d’équipements pour différents événements internes et externe et en tenir l’inventaire à jour
Effectuer le traitement des requêtes formulées par la clientèle ou les citoyens et en assurer la transmission, lorsque requis
Préparer, corriger et transcrire au traitement de texte (à partir de brouillons, de textes manuscrits ou autres) les lettres, textes, rapports et tout document relatifs au service
Assurer un soutien logistique, s’il y a lieu, à la préparation des réunions, des conférences, lors des déplacements, des voyages ou des formations du personnel du service et effectuer les réservations nécessaires
Effectuer des travaux de photocopies et de classement et d’archivage selon les règles établies
Recueillir, préparer et assurer le suivi mensuel des assurances et des contrats
Assurer les tâches administratives telles que l’émission des commandes, signature de documents, demande d’émission de chèques, suivis, etc
Assurer la fourniture des divers articles de papeterie et articles de bureau nécessaires au service et préparer les bons de commande

Date d'affichage : 26 janvier 2026

Date limite pour postuler : 06 février 2026