Responsable du soutien administratif

Résumé du poste

Sous l’autorité de la direction générale, la personne titulaire du poste joue un rôle clé dans la vitalité quotidienne et le bon fonctionnement du Centre de pédiatrie sociale de la Haute-Gaspésie. Elle assure un accueil chaleureux, attentionné et sans jugement, en cohérence avec l’approche de la pédiatrie sociale, tout en soutenant activement la gestion administrative, documentaire et financière de l’organisme.

Elle assure le soutien administratif de la direction générale, en contribuant à la planification, au suivi des priorités, à l’organisation documentaire et à la circulation de l’information. Elle occupe un rôle central dans les opérations financières et comptables internes du Centre, assumant notamment la tenue des livres, les suivis budgétaires, la préparation des rapports financiers et la collaboration avec le vérificateur externe.

Également, première personne-ressource rencontrée par les enfants, les familles et les visiteurs, elle accueille, informe et oriente ces derniers. Elle participe à la gestion des rendez-vous avec les familles et l’équipe de services, tout en veillant à la bonne organisation, la mise à jour et la confidentialité des dossiers.

Soutien Administratif:
- Appuyer la direction générale dans la gestion courante.
- Assurer l’organisation et la mise à jour de la documentation administrative et clinique.
- Gérer les outils de communication numérique : site Web, réseaux sociaux, envois de masse, etc.
- Participer à la logistique des événements et activités (préparation, communication, présence au besoin).
- Gérer le courrier, les fournitures de bureau et les besoins courants liés au bon fonctionnement du centre.
- Rédiger et envoyer les remerciements aux donateurs.

Comptabilité et Gestion Financière:
- Assurer la préparation de la paie, le suivi comptable mensuel, et la clôture de fin de mois.
- Gérer les comptes fournisseurs : réception, validation, traitement et paiements des factures.
- Préparer les dépôts bancaires, suivre les dons reçus et gérer la petite caisse et les cartes prépayées.
- Maintenir à jour les bases de données financières : dons, projets, événements, subventions, budget annuel.
- Collaborer à la préparation des prévisions budgétaires et à la reddition de comptes.
- Soutenir les demandes de subvention et les activités de financement.
- Produire les feuillets fiscaux (T4, Relevé 1) et les relevés d’emploi.
- Assurer le lien avec l’expert-comptable pour la vérification annuelle et autres besoins ponctuels.
- Proposer et mettre en place des outils comptables ou améliorations en lien avec les besoins du centre.

Accueil et Soutien à la clientèle
- Veiller à l’ordre, à la propreté et à l’atmosphère chaleureuse de l’aire d’accueil.
- Accueillir les familles, visiteurs, partenaires et les orienter avec respect et bienveillance.
- Répondre aux appels, courriels et demandes générales; les filtrer et les rediriger au besoin.
- Participer à la gestion des rendez-vous cliniques en collaboration avec le coordonnateur clinique.
- Offrir un soutien administratif aux démarches cliniques.
- Créer et maintenir à jour les dossiers des enfants suivis.

Date d'affichage : 07 janvier 2026

Date limite pour postuler : 25 janvier 2026