Secrétaire de direction et commis aux études - volet cycles supérieurs

Résumé du poste

L’Unité d’enseignement et de recherche (UER) en sciences de la gestion de l’UQAT offre des formations branchées sur les réalités du marché et reconnues dans le milieu. Grâce à la qualité de l’enseignement livré par un corps professoral qualifié et disponible, les étudiants en sciences de la gestion peuvent avoir l’assurance d’une carrière prometteuse et stimulante!

Votre rôle

Secrétaire de direction
Assister la direction du département (UER) des sciences de la gestion dans les différents mandats et participer aux opérations administratives reliées aux ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique.
Commis aux études – Volet affaires modulaires
Accueillir et renseigner la clientèle étudiante, exécuter des tâches de nature administrative, académique et de secrétariat inhérentes aux opérations ou au fonctionnement des programmes d'études.

Vos responsabilités

•Secrétaire de direction :
• Collaborer à la bonne marche de l’Institut en colligeant l'information, en présentant les données relatives à son domaine et en suggérant des pistes d'amélioration du fonctionnement des activités;
• Fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, des règles et procédures;
• Concevoir, rédiger, saisir, corriger et effectuer la mise en page de divers documents;
• Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations et la préparation du matériel et des documents nécessaires aux personnes participantes. Assister aux réunions lorsque requis, prendre les notes, rédiger les procès-verbaux et préparer les résolutions;
• Effectuer le suivi des décisions qui relèvent de sa compétence et les acheminer aux personnes concernées;
• Collaborer, avec la personne supérieure immédiate, dans la gestion financière du département. Recevoir et remplir les formulaires reliés aux dépenses effectuées et les acheminer à la personne responsable. Faire un rapport des états de compte, le cas échéant;
• Préparer les dossiers requis par le département et veiller au respect des échéanciers et des directives à ce sujet. Tenir à jour les dossiers et les classer selon la procédure en vigueur;
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques, donner les renseignements, répondre aux demandes relevant de sa compétence, accueillir, informer et orienter les personnes;
• Participer à la planification et à l’organisation matérielle d'activités spéciales;
• Prendre les dispositions nécessaires pour organiser les déplacements et les séjours à l’extérieur de l’Université des personnes du département;
• Accomplir temporairement des tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

Commis aux études – Volet cycles supérieurs

• Fournir les renseignements relatifs aux programmes d'études, aux cheminements déterminés, aux cours ainsi qu’aux politiques et procédures qui s'y rapportent. Transmettre l’information relative aux lieux des cours, les changements d'horaire, les annulations et les modifications des périodes de cours, lorsque requis;
• Participer aux opérations reliées à l’inscription (envoi de la documentation, séances d’inscription, modifications de choix de cours, mise à jour et classement des dossiers étudiants) selon les procédures en vigueur. Référer les cas particuliers aux personnes responsables et acheminer les pièces aux services concernés;
• Assurer l'organisation matérielle du processus d'évaluation des activités d'enseignement dans les différents établissements de l’Université et en assurer le suivi;
• Saisir divers documents. Effectuer la mise en page de documents et en vérifier l'orthographe et la grammaire, tel que les plans de cours. Rédiger de la correspondance d'ordre courant;
• Préparer des tableaux statistiques à des fins administratives et académiques;
• Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assister aux réunions, prendre les notes, rédiger les procès-verbaux, préparer les résolutions et effectuer le suivi des décisions qui relèvent de sa compétence et les acheminer au VRERC;
• Effectuer le classement relatif à son secteur selon les procédures en vigueur, s’assurer de la mise à jour des dossiers ainsi que de la gestion du courrier de son secteur d’activités;
• Tenir à jour les applications informatisées et participer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations;
• Collaborer avec le personnel enseignant, le personnel professionnel ainsi que les membres de l’équipe administrative;
• Accomplir toutes les tâches et responsabilités principales pour les personnes étudiantes de 2e et 3e cycle.

Date d'affichage : 05 janvier 2026

Date limite pour postuler : 22 janvier 2026