Secrétaire administrative ou secrétaire administratif

Résumé du poste

Le Collège de Rimouski est actuellement à la recherche d'une secrétaire administrative ou d'un secrétaire administratif.

Joignez-vous à une équipe humaine, engagée et innovante !



Établissement d'enseignement : Cégep de Rimouski
Direction/service : Direction des affaires étudiantes - Services psychosociaux et adaptés
Nom du supérieur immédiat : Annie-France Pelletier
Nom du prédécesseur : Émilie Gagnon
Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 8 h à 12 h et de 13 h 30 à 16 h
Début de l'affichage : 2025-11-03
Fin de l'affichage : 2025-11-17
Présentation de l’établissement

Rythmé par la vie entre fleuve et montagnes, le Collège de Rimouski est une institution d’enseignement supérieur qui se distingue par son approche humaine et la diversité de son expertise, de ses savoirs et des moyens pédagogiques dont il dispose. Fort de ses trois composantes que sont l'Institut maritime du Québec, le Cégep de Rimouski et le Centre matapédien d’études collégiales, le Collège brille grâce à l’excellence et à la variété de la formation qui y est offerte. À travers plus de 30 programmes, il fait vivre des moments marquants et des expériences de vie et d’apprentissage uniques à plus de 2 300 étudiantes et étudiants chaque année. Par leur travail et leur implication, près de 800 personnes collaborent à sa réussite et à son essor. Ses services de formation continue appuient le développement des compétences de 2 600 personnes et de plus de 150 entreprises.

Le Collège de Rimouski marque le présent et l’avenir de sa communauté et de sa région, et rayonne au-delà des frontières. Il est un complice ouvert et bienveillant : il est présent pour le futur.



Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.



Quelques attributions caractéristiques

La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect.

Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence.

Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies.

Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.

Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.



Plus spécifiquement dans les services psychosociaux et adaptés :

Assure la gestion de l’ensemble des portes d’entrée de l’équipe des services psychosociaux et adaptés;

Assure le classement et la gestion documentaire du service;

Assure une vigie du bon fonctionnement du système de réservation d’une place à la salle d’examen et implique le soutien technique, au besoin;

Rédige les communications et réalise les envoies aux membres du personnel et/ou aux personnes étudiantes;

Analyse et traite les demandes d'examens des personnes étudiantes ayant des besoins particuliers;

Assure la préparation (logistique) des examens de la ou les journées suivantes;

En collaboration avec le ou la conseillère en services adaptés, assure la logistique des examens finaux;

Prépare et envoie le sondage de qualité du service offert dans la salle d'examen et fait l’analyse des résultats;

Prépare l'horaire des surveillantes et des surveillants en fonction de leurs disponibilités et des besoins du service;

Supporte les conseillères en services adaptés dans la mise à jour et l’archivage des dossiers des personnes étudiantes utilisatrices du service;

Assure le respect des consignes d’usage de la salle d’examen aux diverses personnes utilisatrices et utilisateurs;

Assure la surveillance de la salle d’examen, au besoin;

En collaboration avec le ou la conseillère en services adaptés, participe à l’élaboration et à la réalisation des formations auprès du personnel enseignant, au besoin;

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Date d'affichage : 03 novembre 2025

Date limite pour postuler : 18 novembre 2025