Préposé(e) à l’administration (Service des travaux publics)

Résumé du poste

Sous la supervision du directeur du Service des travaux publics, la personne titulaire de ce poste contribue à l’efficacité administrative du service en effectuant diverses tâches reliées à la gestion des comptes à payer et des employés.

PRINCIPALES FONCTIONS
Préparer les commandes dans le système comptable en s’assurant de respecter les postes budgétaires ;
Vérifier les données apparaissant sur les factures reçues pour s’assurer qu’elles sont conformes à la commande autorisée (à partir de la réquisition des contremaîtres) et aux règles applicables ;
Participer à l’élaboration et au suivi du budget du service avec les différents intervenants ;
Élaborer des tableaux et des analyses comparatives relativement au budget ou aux activités du service et mettre à jour les indicateurs de gestion ;
Valider et comptabiliser les feuilles de temps dans le logiciel de gestion du temps en s’assurant de l’exactitude des heures, des codes budgétaires et des codes de la machinerie, tout en appliquant la convention collective en vigueur, et ce, en collaboration avec la technicienne à la paie ;
Mettre à jour la liste de rappel et la liste des employés non disponibles selon les demandes des contremaîtres ;
Remplir les ordres de travail en y inscrivant le temps effectué par les employés, le temps d’utilisation de l’équipement, le matériel et les factures s’y rapportant, calculer le coût total des travaux et les faire parvenir à la facturation ;
Effectuer tous les calculs du temps de travail et du temps d’utilisation de la machinerie lors de l’installation de nouveaux services à charge. Vérifier si le matériel utilisé ainsi que les factures s’y rapportant ont bien été imputés et faire parvenir le tout pour fins de facturation ;
Effectuer divers mémos et avis de changements lors des entrées au travail et mises à pied des employés permanents, surnuméraires et étudiants ;
Effectuer le classement de tous les documents relatifs aux tâches réalisées ;
Assurer le remplacement de la secrétaire principale au besoin ;
Offrir un soutien administratif aux contremaîtres du service ;
Effectuer toute autre tâche connexe demandée par son supérieur.
Quart de travail : Jour

Date d'affichage : 17 septembre 2025

Date limite pour postuler : 29 septembre 2025