Coordonnateur.trice de programme en loisirs, volet logistique et administratif

Résumé du poste

Sous la supervision de la direction du Service, la personne titulaire du poste assure la coordination administrative et logistique des activités, des programmes et des événements.

Elle voit à la planification, à l’organisation et au suivi des ressources humaines, matérielles, financières et informationnelles. Elle contribue activement à la réalisation de la programmation, en collaboration avec les services municipaux, les partenaires et les organismes. Elle participe aux événements et aux activités du Service.

PRINCIPALES TÂCHES

De manière indicative et non limitative, la personne salariée accomplit, pour ce faire, les tâches suivantes :

VOLET COORDINATION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE :

- Gérer les outils administratifs (Qidigo, Portail des organismes), incluant la facturation, les achats, les signalements et la coordination des opérations courantes;
- Assurer un soutien opérationnel aux organismes ainsi qu’aux partenaires et effectuer les suivis requis auprès des services municipaux;
- Coordonner les réservations (salles plateaux, équipements), et les contrats pour les activités, les cours et les événements, et ce, en assurant l’optimisation de l’occupation des espaces;
- Assurer la gestion et le suivi des demandes logistiques : matériel, inventaire, clés, accès, etc.;
- Planifier les horaires du personnel requis en fonction des besoins exprimés;
- Analyser les besoins en équipements et recommander les achats et les renouvellements;
- Préparer les bons de commande et effectuer les achats ou les locations, conformément aux politiques municipales en vigueur;
- Préparer les requêtes et en assurer le suivi auprès des divers services de la Ville (entretien, transport, montage, etc.);
- Mettre à jour les procédures internes liées aux opérations et produire les rapports, les bilans et les statistiques requis.

VOLET ÉVÉNEMENT ET ACTIVITÉS DE LOISIRS :

- Coordonner le soutien offert aux organismes pour leurs activités régulières ou ponctuelles;
- Collaborer au bon déroulement des événements (montage de site, logistique, accueil, etc.) avec les équipes concernées;
- Assurer la coordination des ressources humaines impliquées dans les activités sous sa responsabilité;
- Planifier, organiser, coordonner et mettre en place des événements ou activités spéciales offertes par le Service;
- Participer à la préparation budgétaire;
- Assister les différents services dans la réalisation des outils promotionnels (dépliants, cartons imprimés, affiches diverses, etc.);
- Participer à l’application des orientations, à l’atteinte des objectifs et tenir compte des priorités du Service.

Date d'affichage : 18 août 2025

Date limite pour postuler : 25 août 2025