Adjoint(e) de direction

Résumé du poste

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction motivé(e) et dynamique pour rejoindre notre équipe au Mouvement des Associations Générales Étudiantes (MAGE-UQAC) ! Si tu es prêt(e) à relever de nouveaux défis et à évoluer dans un environnement de travail stimulant et convivial dès le 20 août 2025, cette opportunité est pour toi !

Ton rôle au sein de notre équipe :
En tant qu’adjoint(e) de direction, tu seras responsable de l’organisation administrative de l’entreprise, tout en assurant certaines fonctions clés en ressources humaines. Tu collaboreras étroitement avec la direction afin d’optimiser les opérations et d’assurer une gestion efficace et structurée des différents départements. Tes principales responsabilités s’articuleront autour de quatre volets.

Les missions et responsabilités
1. La gestion administrative de la direction :
• Organiser et gérer l’agenda du directeur général;
• Planifier les réunions internes et externes et prendre en charge les invitations;
• Veiller à une gestion rigoureuse de l’agenda afin d’optimiser l’emploi du temps de la direction.

2. Les ressources humaines :
• Participer activement au processus de recrutement par la rédaction et la diffusion des offres d’emploi, la présélection des candidatures, et la coordination des entretiens;
• Prendre en charge la rédaction des contrats de travail et s’assurer de leur conformité avec la convention collective en vigueur;
• Assurer le bon déroulement de l’accueil et de l’intégration des nouveaux employés par la planification de la formation initiale, l’accompagnement administratif et le suivi d’intégration;
• Tenir à jour les dossiers du personnel et participer à la mise en place d’actions en ressources humaines;
• Veiller au respect des politiques internes et des normes organisationnelles;
• S’assurer du développement et de l’amélioration continue d’un milieu de travail axé sur la santé et la sécurité au travail par la coordination des activités s’y rattachant;
• Assurer la continuation et le développement des pratiques mises en place pour contribuer à un milieu de travail sain et agréable;
• Élaborer, mettre à jour et structurer la documentation liée aux ressources humaines telle que le manuel de l’employé(e), les politiques internes et procédures, les outils d’évaluation, les grilles d’entrevue, etc.

3. Le support à la direction générale :
• Assister le directeur général lors de ses rencontres et assurer la préparation des réunions, la prise de notes, le suivi des décisions et des actions à entreprendre;
• Accompagner le directeur général dans la gestion quotidienne des tâches de direction;
• Travailler en étroite collaboration avec la direction générale afin de contribuer au développement et à l’amélioration de l’offre de services;
• Soutenir la gestion et la mise en œuvre des plans et objectifs stratégiques de l’organisation en aidant à la planification, au suivi des délais et en s’assurant de l’alignement avec la vision globale de l’organisation.

4. Les autres missions administratives :
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et de ressources humaines;
• Veiller à ce que les tâches quotidiennes soient effectuées correctement et dans les délais par la supervision des activités opérationnelles et en identifiant les opportunités d'amélioration des processus internes;
• Faire preuve d’initiative en proposant des idées nouvelles pour faire évoluer les pratiques internes et stimuler l’innovation au sein de l’équipe;
• Toute autre tâche connexe.

Date d'affichage : 21 juillet 2025

Date limite pour postuler : Aucune date limite