Adjoint(e) administratif(ve) – Juridique et Approvisionnement // Administrative Assistant – Legal & Procurement

Résumé du poste

L’Université Bishop’s recherche un Adjoint(e) administratif(ve) – Juridique et Approvisionnement pour un poste régulier à temps plein. Se rapportant à la Directrice des services juridiques, le/la titulaire du poste joue un rôle clé en soutenant le département juridique et d’approvisionnement en fournissant une assistance administrative et opérationnelle complète. Ce poste combine des tâches administratives générales avec des responsabilités spécifiques à l’approvisionnement, assurant des processus efficaces, la conformité réglementaire et une communication fluide avec les partenaires internes et externes. La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles

Coordonner les réunions du département, y compris la préparation des ordres du jour et les suivis.
Aider à la préparation, au suivi et à la production de rapports budgétaires du département.
Maintenir des systèmes de classement numérique organisés pour les documents d’approvisionnement, les contrats et les rapports.
Traduire et résumer les documents liés au juridique et à l’approvisionnement (anglais et français).
Préparer des rapports internes, des présentations et des résumés statistiques.
Fournir un soutien administratif général : classement, numérisation, gestion de calendrier et suivi de la correspondance.
Compiler des données et générer des rapports internes au besoin.
Surveiller et gérer les budgets de manière ponctuelle, mensuelle et annuelle.
Soutenir des projets spéciaux et accomplir d’autres tâches selon les besoins.
The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.

Bishop’s University is seeking an Administrative Assistant –Legal & Procurement for a regular full-time position. Reporting to General Counsel the incumbent plays a key role in supporting the Legal & Procurement Department by providing comprehensive administrative and operational assistance. This position combines general administrative duties with procurement-specific responsibilities, ensuring efficient processes, regulatory compliance, and effective communication with both internal and external stakeholders. This position has a work week of 35 hours from Monday to Friday with occasional evenings and weekends required.
Nature of duties and responsibilities
Administrative Support (Legal & Procurement)

Coordinate departmental meetings, including agenda preparation and follow-ups.
Assist in preparing, tracking, and reporting departmental budgets.
Maintain organized digital filing systems for procurement documents, contracts, and reports.
Translate and summarize legal and procurement-related documents (English and French).
Prepare internal reports, presentations, and statistical summaries.
Provide general administrative support: filing, scanning, calendar management, and correspondence follow-ups.
Compile data and generate internal reports as needed.
Monitor and manage budgets on an ad hoc, monthly, and annual basis.
Support special projects and perform other duties as assigned.

Procurement Operations

Issue purchase orders and other procurement-related documents; manage signature workflows.
Prepare reports in compliance with government regulations (e.g., reddition de comptes).
Coordinate customs broker requests and manage customs clearance documentation.
Maintain accurate procurement records and support audit and compliance processes.
Coordinate approvals for U.S. and online purchases.
Manage group purchasing activities and liaise with buying groups.
Handle external procurement reporting requirements to the government.
Financial and Transactional Tasks

Process invoices and approvals for accounts payable.
Track and reconcile procurement-related expenditures.
Perform additional related tasks as required.

Date d'affichage : 14 juillet 2025

Date limite pour postuler : 31 août 2025