Commis administratif.ive - Divers contrats à combler

Résumé du poste

Établissement à échelle humaine, l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT) exerce ses activités principalement en Abitibi-Témiscamingue, dans le Nord du Québec, dans le territoire des Hautes Laurentides et auprès des Premiers Peuples. Par le biais de ses services universitaires et par ses nombreuses activités de recherches et innovations, l’UQAT constitue un moteur important du développement socioéconomique des territoires qu’elle dessert. Avec plus de 160 programmes d’études, l’Université réussit à accomplir sa mission grâce à l’engagement et à l’expertise de l’ensemble de son personnel à l’intérieur de plusieurs pôles d’excellence.


Votre rôle

Accueillir, renseigner et diriger la clientèle étudiante. Exécuter des tâches de nature administrative, académique et/ou de secrétariat inhérentes aux opérations, au fonctionnement des programmes d'études ou au fonctionnement du Bureau du registraire.


Vos responsabilités

Volet – Commis administrative ou administratif (commis aux études) :

• Fournir les renseignements relatifs aux programmes d'études, aux cheminements déterminés, aux cours ainsi qu’aux politiques et procédures qui s'y rapportent. Transmettre l’information relative aux lieux des cours, les changements d'horaire, les annulations et les modifications des périodes de cours, lorsque requis;
• Participer aux opérations reliées à l’inscription (envoi de la documentation, séances d’inscription, modifications de choix de cours, mise à jour et classement des dossiers étudiants) selon les procédures en vigueur. Référer les cas particuliers aux personnes responsables et acheminer les pièces aux services concernés;
• Assurer le suivi administratif en lien avec la nature de ses fonctions;
• Assurer l'organisation matérielle du processus d'évaluation des activités d'enseignement dans les différents établissements de l’Université et en assurer le suivi;
• Saisir divers documents. Effectuer la mise en page de documents et en vérifier l'orthographe et la grammaire, tel que les plans de cours. Rédiger de la correspondance d'ordre courant;
• Préparer des tableaux statistiques à des fins administratives et académiques;
• Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assister aux réunions, prendre les notes, rédiger les procès-verbaux, préparer les résolutions et effectuer le suivi des décisions qui relèvent de sa compétence et les acheminer au VRER;
• Effectuer le classement relatif à son secteur selon les procédures en vigueur, s’assurer de la mise à jour des dossiers ainsi que de la gestion du courrier de son secteur d’activités;
• Tenir à jour les applications informatisées et participer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations;
• Collaborer avec le personnel enseignant, le personnel professionnel ainsi que les membres de l’équipe de secrétariat.

Volet – Commis de bureau (commis à l’accueil) :

• Transmettre l’information appropriée au comptoir, au téléphone et par courrier électronique. Distribuer de la documentation et confier les demandes qui ne relèvent pas de sa compétence à la personne responsable;
• Transférer et distribuer l’ensemble des relevés de notes officiels aux autres établissements universitaires. Recevoir les relevés de notes officiels en provenance de ces derniers et en assurer la distribution;
• Effectuer certaines recherches relatives au dossier de l’étudiant. Rédiger, composer, vérifier et s’assurer de l’authenticité de divers documents tels que les demandes d’attestation, les relevés de notes et les diplômes, les officialiser et les acheminer;
• Recevoir les étudiants qui doivent fournir des pièces manquantes à leur dossier, vérifier l’authenticité des documents reçus, les officialiser et procéder à l’assermentation au besoin. Assurer la transmission des documents aux personnes concernées;
• Effectuer les changements d’adresse des étudiants sur le système informatique;
• Prendre connaissance de la correspondance et effectuer le tri en fonction des priorités;
• Préparer les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables;
• Répondre aux demandes relevant de sa compétence et effectuer le suivi de certains dossiers confiés par la personne supérieure immédiate;
• Effectuer le classement des dossiers relatifs à son secteur;
• Accueillir les visiteurs qui souhaitent rencontrer la personne responsable du Bureau du registraire, s’informer sur l’objet de l’entretien et préparer les documents nécessaires. Rediriger les demandes qui ne relèvent pas de sa compétence à la personne désignée;
• Organiser les rendez-vous à l’agenda de la personne responsable du Bureau du registraire et prendre les dispositions s’y rattachant;
• Effectuer de la mise en page et préparer des documents à l’aide d’outils informatiques;
• Voir à l’approvisionnement en fourniture relatif à son secteur;
• Effectuer la tenue de la petite caisse.

Date d'affichage : 08 juillet 2025

Date limite pour postuler : 04 août 2025