Commis administrative ou commis administratif (commis aux études)

Résumé du poste

L’Unité d’enseignement et de recherche (UER) en sciences de la santé, une équipe composée de professeures et professeurs et de son personnel administratif, souhaite promouvoir le mieux-être de la communauté dans toutes ses facettes. Par la variété des expertises de son corps professoral, l’UER offre plusieurs programmes aux 1er, 2e et 3e cycles, en présentiel et en formation à distance. Ces derniers s’adressent à des professionnelles et des professionnels de différents secteurs de la santé, entre autres : les soins infirmiers, la santé mondiale et la santé et sécurité au travail. La recherche y est en plein essor, tant par la diversité de ses thématiques que par la pluralité de ses approches.

Votre rôle

Accueillir et renseigner les personnes étudiantes, exécuter des tâches de nature administrative, académique et de secrétariat inhérentes aux opérations ou au fonctionnement des programmes d'études.

Vos responsabilités

• Fournir les renseignements relatifs aux programmes d’études, aux cheminements déterminés, aux cours ainsi qu’aux politiques et procédures qui s’y rapportent. Transmettre l’information relative aux lieux des cours, les changements d’horaire, les annulations et aux modifications des périodes de cours, lorsque requis;
• Participer aux opérations reliées à l’inscription (envoi de la documentation, séances d’inscription, modifications de choix de cours, mise à jour et classement des dossiers étudiants) selon les procédures en vigueur. Référer les cas particuliers aux personnes responsables et acheminer les pièces aux services concernés;
• Assurer l'organisation matérielle du processus d'évaluation des activités d'enseignement dans les différents établissements de l’Université et en assurer le suivi;
• Saisir divers documents. Effectuer la mise en page de documents et en vérifier l'orthographe et la grammaire, tels que les plans de cours. Rédiger de la correspondance d'ordre courant;
• Préparer des tableaux statistiques à des fins administratives et académiques;
• Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assister aux réunions, prendre les notes, rédiger les procès-verbaux, préparer les résolutions et effectuer le suivi des décisions qui relèvent de sa compétence et les acheminer au VRER;
• Effectuer le classement relatif à son secteur selon les procédures en vigueur, s’assurer de la mise à jour des dossiers ainsi que de la gestion du courrier de son secteur d’activités;
• Tenir à jour les applications informatisées et participer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations;
• Collaborer avec le personnel enseignant, le personnel professionnel ainsi que les membres de l’équipe de secrétariat;
• Accomplir toutes les tâches et responsabilités principales pour la clientèle étudiante de 1er cycle.

Date d'affichage : 18 juin 2025

Date limite pour postuler : 01 juillet 2025