Secrétaire d’école (remplacement)

Résumé du poste

DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Le plus tôt possible
LIEUX D'AFFECTATION: Écoles Marie-Victorin de Saint-Siméon et Notre-Dame-du-Bon-Conseil de St-Fidèle

Le Centre de services scolaire de Charlevoix est à la recherche de personnes afin de pourvoir un remplacement de secrétaire d’école.



NATURE DU TRAVAIL
En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école.



TÂCHES
Cet emploi comporte notamment l’exercice des responsabilités suivantes:

- Planifier et organiser le travail du secrétariat de manière à ce que l’école se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard du centre de services scolaire, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école;
- Prendre connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et au besoin, d’en informer les personnes concernées;
- Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, répondre aux demandes et doléances et apporter les solutions dans la mesure de sa compétence;
- Effectuer la tenue des livres comptables de l’école, des activités parascolaires, le paiement des factures et les dépôts bancaires;
- Tenir une petite caisse et recueillir l’argent pour diverses activités ou campagnes de financement;
- Compiler les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre, effectuer les calculs nécessaires, vérifier les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, procéder aux achats ou remplir les bons de commande, réceptionner les marchandises et voir à leur distribution;
- Utiliser un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; effectuer des recherches sur Internet; faire le suivi du courrier électronique. Peut être appelée à apporter une aide ponctuelle au personnel de l’école ou du centre pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun.
- Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et fournir des renseignements généraux;
Tenir à jour des dossiers et des registres et effectuer le classement des dossiers et des documents;
- Prendre connaissance du courrier et le remettre aux destinataires;
- Rédiger des accusés de réception, des lettres ou des notes simples;
- Rechercher et recueillir des renseignements à inclure dans les formulaires remplis ou dans des rapports et dans la correspondance;
- Participer aux opérations massives d’achat d’articles et fournitures scolaires en effectuant des travaux de transcription et de vérification;
- Prêter et récupérer des volumes;
- Effectuer les opérations pertinentes à la vente d’articles scolaires;
- Effectuer des travaux de compilation, de vérification et d’inscription;
- Peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou les nouveaux secrétaires;
- Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Date d'affichage : 24 avril 2025

Date limite pour postuler : 28 avril 2025