Commis en santé et sécurité / Secrétaire

Résumé du poste

L’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT) est une université francophone humaine, créative et audacieuse démontrant depuis 40 ans un incroyable dynamisme en enseignement, en recherche et en création. En forte croissance, l’UQAT représente un milieu de travail de choix conjuguant accessibilité, inclusion et excellence.

Le Cégep offre des services de formation collégiale à toute la population de l’Abitibi-Témiscamingue, du Nord-du-Québec et au niveau international. Reconnu pour ses créneaux d’excellence notamment en mine et en forêt, ses programmes d’enseignement préuniversitaires et techniques, la recherche et le transfert technologique, le Cégep constitue un acteur contribuant fortement au développement de l’Abitibi-Témiscamingue et de rayonner au-delà des frontières régionales.

Votre rôle
Exécuter des tâches administratives et de secrétariat liées à la prévention, au suivi et à l’application des normes, politiques et programmes en matière de santé et sécurité au travail, ainsi qu’au bon fonctionnement de son unité administrative.

Vos responsabilités
Soutien administratif général :
- Réaliser les tâches de secrétariat, incluant la rédaction, la mise en page et la vérification de documents (correspondance, rapports, procès-verbaux, etc.).
- Effectuer différentes tâches de bureau telles que le tri et le classement, l'affichage, la réception-distribution, l'adressage-expédition du courrier, la photocopie et l'assemblage de documents.
- Répondre aux demandes d’information et orienter les personnes visiteuses, étudiantes ou employées vers les ressources appropriées.
- Recevoir, filtrer, diriger et faire des appels téléphoniques, noter et transmettre les messages.
- Préparer, ternir à jour et classer les dossiers requis par le secteur et veille au respect des échéanciers et des directives et des procédures en vigueur.
Organisation et logistique des activités :
- Planifier et coordonner les formations, les événements, et les réunions (inscriptions, convocations, réservations, suivi des coûts).
- Gérer la documentation et transmettre les informations relatives aux activités, incluant les changements d’horaire, annulations ou modifications.
- Participer à l'organisation d'événements spécifiques tels que colloques, campagnes et salons.
Gestion de la santé et sécurité :
- Collaborer à la mise en place et à la mise à jour des programmes et procédures en santé et sécurité.
- Suivre les recommandations des rapports d’inspection et consigner les dossiers relatifs à la santé et sécurité.
- Participer aux réunions du comité en santé et sécurité et rédiger les comptes rendus.
Gestion des données et systèmes informatiques :
- Effectuer l’entrée et la mise à jour des données dans les systèmes informatisés.
- Produire des rapports, des listes et des statistiques à l’aide des logiciels appropriés.
Flexibilité et soutien opérationnel :
- Superviser l’entretien et l’approvisionnement des équipements et matériels de bureau, et effectuer les commandes nécessaires.
- Initier et accompagner les nouvelles personnes employées dans leurs fonctions.
- Assurer temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur selon les besoins.

Particularité : Cette personne sera appelée à travailler initialement que pour le CÉGEP. Son bureau sera dans les locaux du CÉGEP. Elle pourrait devoir se déplacer occasionnellement sur l’ensemble du territoire desservi par l’UQAT et le CÉGEP.

Date d'affichage : 31 mars 2025

Date limite pour postuler : 14 avril 2025