Responsable de l'administration et des communications

Résumé du poste

Sous l’autorité de la directrice générale, la personne titulaire de ce poste est en première ligne avec les citoyens et citoyennes en personne ou au téléphone. Elle assiste tous les départements dans la gestion documentaire, le traitement des demandes citoyennes et la production de différents outils de communication. Le poste prévoit aussi le remplacement, pour les cas d’absence et de vacances, du poste de technicien comptable pour les tâches prioritaires telles que les encaissements, la production des paies et la saisie des factures.

Tâches liées au clérical et service à la clientèle :
- Assurer les tâches reliées à l’accueil et la réception, notamment la prise des appels, les demandes d’informations ou la formulation de plaintes ainsi que la gestion du courrier;
- Assurer les tâches de secrétariat général en soutien aux autres départements, tel que les appels, le classement, la numérisation, l’archivage, etc.;
- Entrer les requêtes de citoyen(ne)s dans le système en ligne de la municipalité et redistribuer les requêtes aux différents services concernés;
- Assister l’ensemble des services dans les tâches administratives;
- Commander le matériel de bureau et vérifier les stocks de papeterie si nécessaire;
- Assister la Direction générale et les directions de services dans des tâches administratives et de greffe ;
- Collaborer avec la Direction générale et les autres services à la production de rapports annuels, la collecte de données et la préparation de tableaux;
- Assurer le renouvellement de certains contrats avec les fournisseurs, incluant la recherche de prix.

Tâches liées aux communications :
-Procéder à la rédaction, conception, correction et mise à jour de textes, de documents, de publicité et autres pour fin de publication sur différentes plateformes telles que les médias sociaux, le site internet, les journaux papier, le panneau lumineux et autres;
- Procéder à la rédaction et la transmission des alertes municipales, lorsque demandé par un directeur de service;
- Rédiger et concevoir le bulletin municipal mensuel ou les éditions spéciales;
- Assurer une présence aux événements municipaux pour procéder à des publications en temps réel et promouvoir les activités;
- Contribuer à l’amélioration de l’efficacité des processus internes de communication en soumettant des recommandations aux directeurs de services.

Date d'affichage : 20 mars 2025

Date limite pour postuler : 04 avril 2025