ADJOINT ADMINISTRATIF ET ACHATS

Résumé du poste

Tâches administration générale

Répondre aux demandes de renseignements présentées par téléphone, en personne ou par voie électronique ou acheminer ces demandes à la personne compétente
Traiter le courrier reçu et sortant, par la poste, par transporteur ou par voie électronique;
Être responsable du système téléphonique – Mise à jour du bottin interne, des numéros de poste, etc.
Préparer les demandes de permis spéciaux de circulation (ATAC?)
Supporter les membres de l’équipe dans l’utilisation du système téléphonique (formation, dépannage, etc.)
Tenir l'inventaire des fournitures de bureau, commander des fournitures au besoin
Créer le dossier final pour les unités-Rassemblement de tous les documents, des clés, etc.)
Préparer, modifier et tenir à jour les différents documents corporatifs, politiques, procédures, etc.
Support au service de comptabilité :

Faire la réception des virements interac
Faire le suivi des encaissements quotidiennement
Vérifier et valider les paiements des fournisseurs
Avoir la responsabilité de la création et de la mise à jour des clients et fournisseurs dans le logiciel interne
S’assurer du contrôle des payables et recevables
Soutenir ses collègues dans l’entrée de factures afin d’être à jour dans toutes les entreprises
Gérer l’outil documentaire et validation
Soutenir l'équipe dans différents rapports de gestion
Autres tâches RG :

Être responsable des communications sur les réseaux sociaux et à l’interne de façon à maintenir une communication adéquate
Gérer les différentes interfaces web des entreprises
Organiser, avec le support de la direction, certains événements de l’entreprise
Tâches achats

Facturer certains items-vente de matériaux, etc.
Gérer les bons de réception avec les bons d’achats
Achats et ventes de matériaux aux clients (service après-vente géré par le département des achats) (attention, ça n’inclut pas la facturation)
Contrôler les approbations des bons d’achats et faire le suivi
Gérer l’inventaire de papeterie et achats et achats divers pour les bureaux
Gérer les transports (logistique)
Gérer le calendrier de location des modules
Apprendre (comprendre) le processus de réception des marchandises avec la magasinière (très important pour comprendre le processus d’achat dans son ensemble)
Participer au processus de gestion d’inventaire en collaboration avec les collègues responsables
Participer au processus de demandes d’achats avec les collègues responsables
Produire diverses analyses par rapport aux historiques d’achats et/ou pour la planification de l’ouverture de la nouvelle usine.
Participer à divers comités d’amélioration en lien avec le processus des achats / gestion des inventaires

Date d'affichage : 26 février 2025

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