Adjoint(e) à la direction générale et à la mairie

Résumé du poste

Recevoir les appels, courrier et courriels, prendre les messages du directeur général et du maire et répondre aux courriels dans le cadre de ses fonctions ;
Accueillir, informer et diriger les visiteurs au comptoir de l’administration ;
Tenir le registre de tout le courrier important, les plaintes et demandes reçues des contribuables à l’intention du directeur général et du maire. Préparer les accusés de réception, soumettre un rapport des cas urgents aux directeurs des services ;
Tenir à jour agenda et prise des rendez-vous du directeur général ;
Rédiger, transcrire et acheminer la correspondance du directeur général, de la directrice des finances et du maire ;
Préparer et engager des bons de commande pour la direction générale ;
Tenir à jour l’index des procès-verbaux, des règlements, des résolutions ;
Collaborer avec la personne responsable des affaires au service du greffe au processus des séances du conseil (rédiger les procès-verbaux et les résolutions des assemblées) ;
Afficher les documents dans la colonne Morris, à l’église et voir aux parutions dans un journal local et sur le site web de la Municipalité
Rédiger les avis de motion, règlements, avis publics, avis de convocation au registre des signatures et avis de convocation aux assemblées extraordinaire ;
Envoyer les règlements d’emprunt au MAMH pour approbation et faire les suivis ;
Envoyer les résolutions aux personnes concernées, lorsque nécessaire et assure le suivi des conseils (documents à déposer en ligne, suivi à faire, etc.) ;
Préparer les allocations de dépenses du maire ;
Assurer la gestion du dossier des assurances annuellement en vérifiant les couvertures ;
Prendre en charge les réclamations et en faire le suivi avec l’assureur et le service des finances ;
Mettre à jour le site Web, être une référence pour les autres départements et superviser les opérations qui s’y effectuent ;
Afficher les postes vacants à l’interne et à l’externe (site web municipal et autres) et rédiger les accusés de réception ;
S’assurer de la distribution des clés de la Municipalité, au besoin collaborer avec le service des travaux publics pour l’émission des codes d’alarme ;
Apporter un soutien administratif lors de la période d’élections municipales et référendum ;
Gérer les dossiers de demandes d'acquisition de terrains et les promesses d'achat ;
Agir à titre de commissaire à l’assermentation ;
Mettre à jour les utilisateurs du photocopieur du 2e étage ;
Classer les documents RH dans le dossier des employés ;
Commander articles et accessoires de bureau pour la direction générale et la mairie ;
Effectuer les rappels auprès des directeurs de service pour la fin de probation de leurs employés.

Date d'affichage : 19 février 2025

Date limite pour postuler : 03 mars 2025