adjoint.e à la direction

Résumé du poste

Résumé du poste:
Impliqué·e au cœur du développement de l’organisme Quartier Artisan situé dans le cadre enchanteur de Lac-Mégantic, l’adjoint·e à la direction générale joue un rôle primordial dans le quotidien et les activités. Il/elle soutient étroitement la direction dans ses responsabilités administratives, organisationnelles et stratégiques. Il/elle joue un rôle clé dans la coordination des activités, la gestion des espaces, le service aux membres et le bon fonctionnement de l’organisme.

Principales responsabilités
1. Soutien administratif

Participer à la planification, au suivi et à l’évaluation des projets et activités de l’organisme (Accélérateur, Tournée, Grande Rencontre, formations ponctuelles, ateliers créatifs, etc.)
Soutenir l’organisation et la logistique d’événements, de campagnes ou d’activités spécifiques à l’organisme.
Effectuer un suivi des factures et des paiements en collaboration avec le service comptable.
Soutenir la direction dans la préparation des réunions du conseil d’administration (convocation, procès-verbaux, documents de présentation).
Superviser certains aspects logistiques liés au fonctionnement quotidien de l’organisme (achats, fournitures, services).
Gérer l’agenda de la direction générale, coordonner les rendez-vous, réunions et déplacements, et préparer les documents nécessaires pour les rencontres (ordre du jour, présentations, rapports, etc.).
Assurer le suivi des courriels et correspondances avec la direction.
Organiser et maintenir un système efficace de classement et d’archivage des documents.

2. Gestion du quartier général et de la boutique

Assurer le bon fonctionnement des espaces du quartier général (coworking, salle de conférence, bureaux, atelier) et veiller à l’expérience des artisan·es et client·es qui l’utilisent.
Gérer les réservations et l’accueil des membres et des client·es.
Superviser l’entretien et l’aménagement de l’espace pour garantir un environnement inspirant et fonctionnel.
Coordonner l’inventaire et la mise en valeur des produits artisanaux.
Soutenir la mise en place d’initiatives promotionnelles et de ventes en collaboration avec l’équipe.
Assurer le lien avec les artisan·es exposant·es pour le dépôt et le suivi des ventes de leurs créations.
Contribuer à l’animation de la boutique et de l’espace de coworking par des événements ou activités ponctuelles.

3. Communication interne et externe

Assurer une communication fluide entre les membres de l’équipe, les partenaires et les parties prenantes.
Contribuer à la rédaction et à la mise à jour de contenus pour les plateformes de l’organisme (site web, infolettre, réseaux sociaux).
Participer à la préparation des rapports annuels et autres documents de communication.

4. Service aux membres

Agir comme point de contact pour les membres et répondre à leurs demandes avec professionnalisme et efficacité.
Tenir à jour la base de données des membres et en assurer la confidentialité.
Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de stratégies visant à recruter, fidéliser et engager les membres.
Informer les membres des programmes, activités, événements et services offerts par l’organisme.
Recueillir et transmettre les retours des membres afin d’améliorer les services.

Date d'affichage : 11 février 2025

Date limite pour postuler : 24 février 2025