Responsable - Bureau du registraire

Résumé du poste

Le Bureau du registraire est au coeur de la gestion des études universitaires à l'UQAT. Il gère l'admission, la reconnaissance des acquis, la gestion du dossier étudiant, l'émission des relevés de notes et la diplomation. De plus, il est responsable de l'application des règlements des études aux 1er, 2e et 3e cycles, ainsi que de fournir l'information relative à la poursuite des études aux étudiants et aux responsables des unités d'enseignement et de recherche, aux modules et aux directeurs de programmes concernés. Le Bureau du registraire est également responsable des autorisations d'études hors établissement et de toutes les demandes de documents.

Votre rôle
Cet emploi comporte plus spécifiquement la responsabilité du dossier étudiant, de son cheminement administratif et de sa conformité. Cette personne joue un rôle-conseil auprès du registraire dans son domaine d’activité. Elle agit à titre de responsable de son secteur et elle contribue de façon significative à l’élaboration des plans de développement et à la réalisation des objectifs du service.

Vos responsabilités
• Planifier, organiser et coordonner les activités du secteur d'admission jusqu’à la diplomation. Supporter l’équipe dans leurs programmes respectifs à l’admission;
• Assurer l'application du régime des études ainsi que le respect des règlements académiques et administratifs. Analyser, faire des recommandations et régler des cas spéciaux en prenant les dispositions pertinentes;
• Assumer les opérations courantes reliées à la consultation, à la conservation et au cheminement administratif des dossiers des étudiants. En tant que spécialiste du dossier étudiant, travailler en collaboration avec le chargé de projet du Bureau du registraire lorsque les développements du système l'exigent;
• Agir à titre de personne-ressource dans son domaine d’activité auprès de l’équipe du Bureau du registraire, de l’ensemble de la communauté universitaire et lors de l’audit externe annuel;
• Effectuer la transmission des dossiers des étudiants au ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur (MEES) et au siège social;
• Préparer et présenter le calendrier universitaire annuel et quinquennal pour adoption à la commission des études et au conseil d’administration. Effectuer la mise à jour des calendriers par session dans le système GESTA;
• Assurer la mise à jour et l’amélioration des processus administratifs. Collaborer au développement, à l’implantation ainsi qu’à la révision des systèmes informatisés de gestion reliés à son champ d’activité;
• Répondre aux demandes de la clientèle et des différents services de l'Université. Participer à des rencontres, des groupes de travail et des comités internes et externes en lien avec les dossiers des étudiants et les admissions, et représenter le Bureau du registraire auprès de ces instances;
• Superviser et coordonner du personnel de son service, collaborer à son entraînement, déterminer des priorités, répartir le travail, en vérifier l’exécution et, sur demande, donner son avis lors de l’appréciation de la performance.

Date d'affichage : 05 février 2025

Date limite pour postuler : 24 février 2025