Responsable des archives

Résumé du poste

Sous l’autorité de la directrice du Service du greffe et des affaires juridiques, la personne responsable des archives conçoit et implante des systèmes de classification des documents administratifs, en vue d’en faciliter le repérage et la consultation. Elle analyse les besoins, évalue l’efficacité des systèmes existants, traite les archives, conçoit et met en place un système de classification optimal.

Tâches et responsabilités

Agir à titre de personne responsable de la mise à jour du plan de classification et du calendrier de conservation de la Ville, dans le respect de la Loi sur les archives et des politiques de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et voit à son application.
Élaborer, faire adopter, mettre à jour et coordonner l’application de politiques, de procédures et de directives de gestion documentaire dans l’organisation y compris la circulation de l’information et des documents, leur sécurité, leur intégrité et leur accessibilité.
Faire le suivi du système de gestion intégrée des documents administratifs.
Produire et mettre à jour les différents outils de travail permettant la mise en place et l’entretien du système de gestion documentaire et permettant de contrôler et d’évaluer sa performance.
Assurer la formation du personnel de l’organisation sur la gestion documentaire en général, ainsi que sur l’utilisation du système.
Coordonner le déclassement annuel et le traitement des documents semi-actifs et gère les différents dépôts d’archives, ainsi que les espaces et le matériel réservés à leur gestion.
Assurer le respect de l’application des dispositions de la Loi sur les archives et des autres lois ou règlements applicables aux archives.
Coordonner les activités annuelles de déchiquetage communautaire.
Gérer le matériel réservé à la conservation, au traitement et à la diffusion des documents historiques.
S’assurer que les espaces et le parc d’équipement répondent adéquatement à la conservation, au traitement et à la diffusion des documents historiques.
Gérer les mandats avec les firmes externes nécessaires pour la réalisation des objectifs annuels en gestion documentaire.
Demeurer au fait des meilleures pratiques dans son domaine.
Recommander et mettre en place les démarches et actions permettant d’améliorer en continu l’efficience du service.
Veiller à ce que les méthodes suggérées permettent l’utilisation maximale des ressources humaines et financières que la Ville alloue à cette fin.
Collaborer au traitement des demandes effectuées en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et voit au respect des dispositions de cette Loi.
Voir à la mise en place des processus et méthodes de travail requis afin de respecter les dispositions du PL25 quant à la protection des renseignements personnels.
Voir aux besoins matériels et planifie les ressources externes nécessaires lors de l’élaboration du budget annuel;
Effectuer toutes autres tâches connexes ou requises par la direction du Service du greffe et des affaires juridiques.

Date d'affichage : 21 novembre 2024

Date limite pour postuler : Aucune date limite