Secrétaire de direction

Résumé du poste

Ce poste est sous la supervision de la directrice générale/secrétaire-trésorière de la municipalité.
Il s’agit d’un poste à temps partiel à partir de 21 heures hebdomadaire et à concurrence de 30 heures selon les besoins. Salaire horaire entre 20$ et 26$ selon l’expérience du candidat.

La présente description des tâches et responsabilités vise à procurer une vue d’ensemble du poste et n’est ni limitative ni restrictive.

Principales tâches et responsabilités
Pour le volet réception :
- Recevoir et transmettre les communications téléphoniques;
- Accueillir et diriger les visiteurs;
- Traiter le courrier, les courriels et télécopies (ouvrir, trier, distribuer et envoyer);
- Répondre aux diverses demandes d’information pour les organismes externes et les citoyens.

Pour le volet administratif :
- Procéder à la photocopie, à la numérisation et à la télécopie des documents;
- Effectuer la réservation et la signature de contrats de location des salles municipales ainsi que coordonner le calendrier de disponibilité avec les employés municipaux;
- Corriger, mettre en page et coordonner diverses communications (lettres, mémos, invitations, documents, textes, avis publics, bulletins municipaux, ordres du jour et procès-verbaux, etc.);
- Effectuer des recherches, compiler des données et préparer des documents qui seront utilisés par les comités et le conseil municipal;
- Assurer un support administratif à la gestion des appels d’offres;
- Assurer le soutien et le dépannage informatique et téléphonique de première ligne (réseau, imprimantes, logiciel, etc.).
- Gérer les communications : Réviser et diffuser la promotion des activités de la municipalité en maintenant à jour l’information sur les plateformes de communication; telles la page Facebook, le site internet, le panneau électronique et le journal de la municipalité;
- Assumer des responsabilités liées aux différentes affaires administratives et cléricales des opérations courantes ;
- Fournis un support à la direction dans la réalisation de différents mandats qui lui sont confiés.

Date d'affichage : 17 octobre 2024

Date limite pour postuler : 28 novembre 2024