Agente administrative/réceptionniste répartitrice
Une région à découvrir
Résumé du poste
Sous la responsabilité de la directrice générale, l’agente administrative/réceptionniste répartitrice est responsable de la réception, de la répartition, de la facturation ainsi que de la tenue de livres.
Réception et répartition
• Accueillir les usagers, les bénévoles, partenaires, etc.
• Répondre aux demandes d’information par téléphone, par courriel ou en personne
• Effectuer les horaires des transports
• Recevoir et traiter les demandes de transport
• Assigner équitablement les transports aux chauffeurs bénévoles selon les demandes et les horaires
• Informer les chauffeurs bénévoles sur les particularités du transport à effectuer
• Inscrire les transports selon la politique de tenue de statistiques
• Recevoir et traiter les demandes de transport adapté
• Gérer les feuilles de route en transport adapté
Tenue de livres
• Préparer et transmettre les feuilles de route et de réclamation des chauffeurs bénévoles (heures, kilométrage, etc.) et des attestations de transport
• Préparer les factures des chauffeurs ainsi que les différents organismes payeurs
• Effectuer les dépôts bancaires
• Saisir les factures dans le système comptable et préparer les paiements (chèques ou dépôts directs)
• Préparer et émettre des factures et les enregistrer dans le système comptable
• Effectuer la conciliation bancaire mensuelle
• Gérer la petite caisse
• Préparer des rapports ou relevés périodiques
• Préparer la tenue de livres et tous les documents nécessaires à la vérification financière annuelle
• Effectuer les écritures de régularisation dans le système comptable
Tâches administratives
• Imprimer et vérifier les statistiques mensuelles et annuelles
• Préparer divers rapports selon les besoins de l’organisation
• Effectuer du classement
Outaouais
Vallée-de-la-Gatineau
198, rue Notre Dame
Maniwaki, J9E 2J5
Exigences et conditions
Formation et expérience
• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat et comptabilité combiné à un an d’expérience dans un poste de service à la clientèle et de tenue de livres.
Autres exigences
• Excellent français parlé et écrit
• Connaissance de base de l’anglais parlé
• Connaissances de la suite Microsoft (Word et Excel) et de Sage
• Aisance à travailler dans un environnement informatisé (Internet, Outlook, Fasterweb)
• Doigté et vitesse d’exécution dans la saisie de données
Compétences
• Grand sens du service à la clientèle et haut niveau de maîtrise de soi
• Grande capacité à se concentrer dans un milieu avec des distractions et interruptions fréquentes
• Habiletés de communication : sens de l’écoute et capacité à transmettre et recevoir des informations
• Exactitude et précision dans l’accomplissement des tâches
• Capacité à travailler en équipe
Date d'affichage :
Date limite pour postuler : 30 septembre 2024
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