Agent.e de soutien administratif.ve, classe principale – Service des affaires étudiantes

Résumé du poste

NATURE DU TRAVAIL
Remplacement à temps complet pour une durée prévue d’un an.
Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d'un ensemble
de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches
dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.
QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES (à titre informatif)
La personne de cette classe d’emploi :
- Effectue des opérations comptables de nature relativement complexe et voit au respect des normes et des
procédures. Elle peut également effectuer certains achats de valeur peu élevée. Elle accomplit des travaux de
vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes.
- Tient à jour le classement des dossiers, les banques de données, l’inventaire des documents requis par les
personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu’elle assiste ainsi que leur agenda.
- Accomplit les tâches reliées à l’approvisionnement, notamment à l’aide du logiciel Clara pour créer les demandes
d’achat et bons de commande. Elle assure un suivi des factures et dépenses du service d’aide psychosociale, du
socioculturel et de l’infirmière.
- Peut avoir à réaliser une partie ou l’ensemble des travaux d’un secteur d’activités. Elle collabore à la préparation et
à la réalisation d’événements spéciaux tels que la Cérémonie de remises de diplômes, remises de bourses, activités
de la rentrée, etc.
- Est responsable de toute la logistique entourant l’Intercollégial de philosophie, l’Intercollégial de Cinéma et l’activité
Regard - De l’âme à l’écran.
- Accomplit des tâches reliées à la gestion des locaux.
- Organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires, notamment dans
les comités de postvention et en cas de crise psychosociale.
- Peut être appelée à prendre la responsabilité complète du processus d’appel, de présélection des candidatures et
de coordination de certains comités comme : la Médaille du lieutenant-gouverneur, le prix Technopole
agroalimentaire, etc.
- Collabore à la gestion des plaintes étudiantes de nature non-pédagogique avec la Direction adjointe responsable du
dossier (convocation, compilation et classement).
- Supporte le secteur de l’aide financière notamment en accueillant les étudiants et en répondant aux questions de
base, en consultant différents systèmes du Ministère de l’éducation (Extrafe, CONTACT) et en produisant certains
rapports sur une base régulière à partir du système de gestion local (Clara).
- Accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l'intérieur du collège.
- Initie au travail les nouvelles personnes, voit à la distribution du travail et donne son avis sur la qualité des travaux
effectués.
- Formule des suggestions afin d'améliorer le déroulement des activités dont elle est responsable.
- Utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux
à réaliser.
- Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Date d'affichage : 30 août 2024

Date limite pour postuler : 06 septembre 2024