AGENT(E) DE SOUTIEN ADMINISTRATIF, CLASSE I

Résumé du poste

NATURE DU TRAVAIL :

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à effectuer une variété de travaux administratifs selon des méthodes et procédures établies.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTERISTIQUES :

La personne de cette classe d’emploi remplit des formulaires, divers documents administratifs, et tient à jour un système de documentation et de fichiers, notamment le bottin du personnel et le registre des clés. Elle saisit tout genre de textes et transmet des lettres types et des accusés de réception; elle recherche et fournit des renseignements relatifs à son secteur d'activités; elle prépare, compile et vérifie des données.

Elle reçoit et achemine les appels téléphoniques, opère la console téléphonique du Cégep, attribue, active ou désactive les postes téléphoniques, assure des suivis auprès du fournisseur, etc. Elle dépouille et achemine la correspondance, opère la timbreuse, trie le courrier, etc. Elle accueille, informe et oriente les gens à l’intérieur du Cégep. De plus, elle a la responsabilité de la préparation, de la vente, du suivi et contrôle des vignettes de stationnement pour l’ensemble des usagers de l’organisation.

Elle enregistre des transactions liées à des activités et en vérifie l’exactitude. En fonction des règles établies par son supérieur, elle agit à titre de répartitrice des demandes adressées au Service des ressources matérielles. Elle accomplit un ensemble de travaux liés aux prêts, à la réservation de locaux, à l’affichage ou l’identification des locaux et peut également agir en qualité de caissière ou de caissier. Cette personne peut aussi être appelée à collaborer aux activités et aux opérations de certains services telles que l’inscription à la salle de conditionnement, l’opération de sondages « Relance » des finissants et d’anciens diplômés du secteur régulier et de la formation continue. Elle prépare des demandes d’achats dans le logiciel d’approvisionnement Clara à la demande du Service des ressources matérielles.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Elle peut notamment numériser des documents, collaborer aux activités d’archivage, diffuser des informations sur le système de téléviseurs, afficher des offres de logements pour les étudiants, demander des permis d’alcool, etc.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Date d'affichage : 03 juillet 2024

Date limite pour postuler : Aucune date limite