AGENT DE SOUTIEN ADMINISTRATIF, CLASSE PRINCIPALE

Résumé du poste

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

Quelques attributions caractéristiques

Service aux entreprises

Certification collégiale
• Traiter les inscriptions à la certification collégiale.
• Envoyer la documentation nécessaire aux participants.
• Préparer les certificats de réussite.
• Exporter les données pour l’intégration au CRM.

Cours grand public
• Valider l’admissibilité des inscriptions.
• Traiter les inscriptions (facturation et paiement).
• Faire le suivi hebdomadaire avec Services-Québec (état des inscriptions et modification des cours).
• Confirmer le démarrage des formations avec les participants, aviser de l’annulation ou du report de la formation.
• Créer les rencontres Teams ou Zoom.
• Préparer les listes de présences pour les formateurs.
• Faire le suivi avec les formateurs pour les présences aux deux premiers cours.
• Faire le suivi avec les clients absents.
• Faire parvenir sur demande les enregistrements des séances.
• Faire parvenir une évaluation de la formation aux participants.
• Préparer le rapport pour Services-Québec à la fin de chaque formation (évaluation de la formation, formulaire d’inscription, liste de présence, facturation)
• Aider le technicien aux communications à mettre à jour le site web.
• Créer les contrats des formateurs ou traiter les demandes de paiement pour les consultants.
• Créer des attestations de participation sur demande seulement.
• Voir à la signature des ententes avec Services-Québec.
• Assister le conseiller pédagogique dans tout le travail relié à la gestion des formations.
• Faire le suivi des opportunités dans le CRM.
• Ajouter les clients au CRM.

Attestation d’études collégiales

• Traiter les inscriptions aux différents programmes AEC.
• Envoyer la documentation nécessaire aux étudiants.
• Inscrire et facturer les étudiants.
• Créer les contrats des enseignants.
• Effectuer les suivis nécessaires selon les règles ministériels.
• S’assurer de la conformité des dossiers étudiants.
• Procéder à l’achat de volumes.
• Procéder à la diplomation des étudiants (lettre, diplôme, relevés de notes).
• Assister le conseiller pédagogique dans tout le travail relié à la gestion des cohortes et des programmes.

Ressources humaines
• Préparer les affichages internes de charges d’enseignement des AEC.
• Préparer les lettres de confirmation de charges et transmettre aux enseignants.
• Préparer les affichages externes d’enseignants et de formateurs.
• Valider les ressources humaines les candidatures spontanées.
• Effectuer la promotion de ces affichages (Site internet, médias sociaux, sites d’affichage,…).
• Organiser les comités de sélection.
• Convoquer les candidats.
• Faire passer les tests de sélection (Français,…).
• Informer les ressources humaines de la réussite du test de français.
• Valider les antécédents judiciaires avant l’embauche.
• Valider le permis de travail, si applicable.
• Compléter les recommandations d’engagement.
• Mettre à jour le document de la banque de candidatures.
• Informer les ressources humaines de l’embauche pour l’ajout à la liste d’ancienneté administrative.
• Recueillir l’ensemble des documents nécessaires pour l’ouverture du dossier incluant l’évaluation d’expérience et de scolarité.
• Transmettre aux ressources humaines les documents pour l’évaluation d’expérience et de scolarité.
•
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Date d'affichage : 27 juin 2024

Date limite pour postuler : 18 août 2024