Adjoint.e administratif.ve au Service du greffe et au BCDE

Résumé du poste

Située dans les Cantons-de-l’est, la Ville de Lac-Mégantic est une ville dynamique, verte et intelligente qui adhère aux valeurs Cittaslow dans toutes les sphères de gestion et s’engage ainsi à ralentir le rythme de vie de ses citoyens et à offrir une conciliation travail-famille. Tu vas ainsi découvrir un milieu de vie en symbiose avec la nature qui assume son rôle de ville centre et offre une gamme complète et unique de services de proximité. Des leviers pour soutenir le déploiement du plein potentiel de la communauté engagée ainsi qu’une organisation agile qui a à cœur l’intérêt commun.

Le Service du greffe a pour mission d’assurer le soutien administratif et juridique nécessaires à la tenue et au suivi des assemblées du conseil. Quant au bureau de coordination en développement économique (BCDE), il a le mandat d’élargir l’attractivité de la Ville de Lac-Mégantic pour les partenaires et ce, en phase avec la planification stratégique de diversification économique vers le développement durable et la transition énergétique. Il contribue aussi au sentiment d’appartenance et de fierté de la population envers leur ville, favorise l’implication citoyenne et il est responsable du rayonnement régional et national de la Ville, en plus de s’impliquer dans les projets visant l’attractivité territoriale (ex : microréseau, CITÉ, etc).

Sous la supervision de la greffière, l’adjoint administratif répond aux diverses demandes des différents services et assume l’acheminement et le suivi dans l’organisation. Il supporte également les directeurs de service dans le processus d’appel d’offres et est appelé à interagir avec les citoyens dans le cadre des diverses demandes d’accès à l’information ou de réclamation d’assurance.

L’adjoint est également la personne pivot administratif pour le BCDE. Il doit exécuter diverses tâches administratives afin d’assurer le bon fonctionnement du service. De plus, il doit avoir une approche-client exemplaire et être autonome et dynamique. Il aura, entre autres, à travailler en équipe pour soutenir le développement économique de la ville en faisant des suivis de premier niveau avec les promoteurs et partenaires potentiels. Il supportera aussi les démarches d’attraction et de promotion sous la responsabilité du BCDE.

Ses principales tâches consistent à :

- Accueillir et prendre en charge les citoyens et promoteurs;
- Effectuer le démarchage de base de nouveaux promoteurs sur LinkedIn à l’aide
de base de données selon un processus préétabli;
- Rédiger les lettres;
- Effectuer les recherches et la publication des actes au Registre foncier;
- Recevoir les demandes d’accès à l’information et les réclamations d’assurance,
ouvrir les dossiers pertinents et les transférer aux directeurs de service
concernés;
- Préparer les différentes réunions des comités et commissions de la Ville en
rédigeant et en transmettant préalablement les ordres du jour, en convoquant les
personnes participantes, en effectuant la réservation des locaux appropriés et en
préparant les procès-verbaux;
- Participer aux rencontres où sa présence est requise. Au besoin, il effectue la
prise de notes, rédige les procès-verbaux et assure les suivis qui lui sont
confiés ;
- Prendre en charge la recherche d’information en support aux projets;
- Produire les rapports d’activités d’étape ou finaux auprès des principaux
bailleurs de fonds;
- Mettre à jour le tableau des différentes sources de financement disponibles;
- Répondre au téléphone, prendre les messages, donner les renseignements
pertinents concernant les dossiers et leur cheminement;
- Rédiger et effectue la révision linguistique des lettres et documents;
- Tenir l’inventaire des fournitures de bureau nécessaire au bon fonctionnement
des services et effectue l’approvisionnement ou les commandes nécessaires
avec les approbations requises;
- Gérer un système de gestion documentaire.
- Effectuer toutes autres tâches connexes pour le bon fonctionnement du
service.

Date d'affichage : 09 mai 2024

Date limite pour postuler : 22 mai 2024